1920-talls Prohibition Party med Swing’it på Tapperiet, september 2023. Foto: Runar Johnsen1920-talls Prohibition Party med Swing’it på Tapperiet, september 2023. Foto: Runar JohnsenSå lett er det å selge konsertbilletter: Hvordan Dora 3 ble en suksess!
14. november 2023
Med konserter, eventer, rådgivning og design, er Dora 3 en nøkkelspiller i Trondheims kulturliv og har på kort tid vokst til å bli en innflytelsesrik kulturformidler. Som en uavhengig arrangør har de friheten til å velge fra et bredt utvalg av spillesteder i Trondheimsregionen, noe som gir dem en unik fordel når de skaper minneverdige arrangementer gjennom året.
Dora 3s primære fokus er på konserter og eventer, og de arrangerer alt fra intime konserter i Palmehaven på Britannia Hotel og Ladekaia ved Trondheimsfjorden, til større arrangementer på Byscenen, Tapperiet og Olavshallen. Med rundt 250 arrangementer per år, står de i bresjen for kulturelle opplevelser i Trondheim og Midt-Norge.
For Dora 3 handler det om å skape opplevelser som vekker følelser, og dette krever blant annet kunnskap, effektivitet og en brukervennlig måte å håndtere billetter på. Med Hoopla sitt billettsystem fant de den smidigste måten å selge konsertbilletter på.
Runar, med sin utdanning innen musikkteknologi fra NTNU og tidligere erfaring fra Universal Music Group i Norge, er en verdifull ressurs for teamet. Han er blant annet ansvarlig for alt fra billetthåndtering og nyhetsbrev til fotografering og videoredigering.
- Jeg gjør mye forskjellig, forklarer Runar, som også fungerer som husfotografen til Dora 3. - Jeg er IT-mannen, rabattkode-eksperten, sosiale medier-guruen og mer. Som den yngste i gjengen tar jeg på meg mange ulike roller.
Brukervennligheten er uslåelig for både oss som selger billetter og for billettkjøperne, som får tilsendt lenke direkte til billetten sin.
Runar, prosjektkoordinator Dora 3
Ebilletter gir en bedre opplevelse
Med et variert publikum som inkluderer eldre billettkjøpere, er det viktig for Dora 3 å tilby et billettsystem som er driftssikkert og som alle klarer å bruke, uten problemer.
- Hoopla er egentlig bare et enkelt og greit system som alltid fungerer. Brukervennligheten er uslåelig for både oss som selger billetter og for billettkjøperne, som får tilsendt lenke direkte til billetten sin. For mange av våre kunder blir det unødvendig komplisert med egen innlogging for å finne frem til billettene sine. Så enkelheten til Hoopla er kanskje det vi liker best med systemet, forteller Runar ivrig.
Les også: Dokkhuset Scene opplever smidig billettering og fornøyde publikummere med Hoopla
Siden brukervennligheten er god har hele teamet i Dora 3 muligheten til å delta i prosessen med å selge billetter, inkludert opprettelse av arrangementer, overvåkning av salg, utvidelse av arrangementer og lignende. Runar forklarer at det også er enkelt å involvere samarbeidspartnere i billettsalget med Hoopla.
- Vi samarbeider ofte med andre aktører rundt arrangementene våre og da kan jeg eksempelvis definere ønsket format og hyppighet på statusrapporter for arrangementene, som jeg deler med involverte partnere. Rapportene sendes da automatisk fra systemet, noe som minimerer arbeidsbyrden og gir alle involverte den informasjonen de trenger i sanntid.
En samarbeidspartner på mer enn bare ebilletter
For Dora 3 har Hoopla ikke bare vært et billettsystem, men også en samarbeidspartner. Runar beskriver deres samarbeid med Hoopla som utmerket.
- Vi føler oss som en viktig kunde for Hoopla og mener at vi blir ivaretatt på best mulig måte. Siden vi startet samarbeidet i 2017 har vi fått til mye bra sammen, sier han.
Runar trekker frem responstiden på support og dialogen med Hoopla sitt utviklingsteam som spesielt positivt.
- De har alltid vært der når vi har hatt spørsmål eller behov for assistanse, og de strekker seg alltid langt for å videreutvikle systemet med nyttig funksjonalitet.
For oss er det viktigste at det er enkelt og effektivt å opprette arrangementer og enkelt for publikum å kjøpe billett. Der er Hoopla uslåelige.
Runar Johnsen
Automatisk momsfordeling på billettsalg
En av funksjonene i systemet som Dora 3 nyter godt av er automatisering av momsfordeling på billettsalg. Å fordele moms riktig er ikke bare en juridisk nødvendighet, men også en operasjonell utfordring som Dora 3 tar alvorlig.
Under koronapandemien startet Dora 3 med det vellykkede konseptet Artist in Residence på Britannia hotell. Konseptet går ut på å tilby publikum en eksklusiv helaften med både intimkonsert og treretters gourmetmiddag.
I starten måtte Dora 3 bruke tid på å manuelt beregne andelen av momsen som skulle gå til inngang og måltidet separat.
- Vi hadde store utfordringer med automatisk fordeling av moms, blant annet på disse arrangementene. Dette kunne være en tidkrevende og komplisert oppgave, spesielt når ulike billettkategorier og rabatter var involvert. Men vi ga direkte beskjed til Hoopla, og de utviklet raskt funksjonalitet for dette. I den perioden demotestet vi også flere andre systemer, men vi landet igjen på at Hoopla var det beste valget.
Med funksjonalitet som fordeler moms automatisk er denne prosessen nå betydelig enklere.
- Vi har fjernet potensielle feil og sørget for at momsen alltid blir belastet og fordelt riktig, uavhengig av kompleksiteten i billettpakkene. Oversikten på kundekvitteringene ser i tillegg veldig fine ut, forteller Runar.
Artist in Residence-konseptet på Britannia hotell lever fortsatt i beste velgående og er svært populært blant publikum. Konseptet gjennomføres også på Ladekaia, som faktisk er opphavsstedet der Dora 3 testet konseptet for første gang i 2018. Her er arrangementene så populære at det også settes opp lunsjkonserter, siden kveldskonsertene raskt selges ut.
Råd til andre arrangører som skal selge konsertbilletter
Avslutningsvis deler Runar noen verdifulle råd for andre arrangører som vurderer å bytte billettsystem eller starte med billettsalg.
- Bruk tid og finn ut hva som er viktigst for dere som arrangør. Så er det bare å begynne å undersøke hva de forskjellige leverandørene kan tilby. For oss er det viktigste at det er enkelt og effektivt å opprette arrangementer og enkelt for publikum å kjøpe billett. Der er Hoopla uslåelige. Å ha kontroll på innslipp er også noe vi definerer som viktig hos et billettsystem, og der er også Hoopla veldig gode – så for oss er valget enkelt.
Runar trekker også frem ting som mange kanskje tar som en selvfølge, men som kan være greit å dobbeltsjekke før man velger billettsystem.
- Vi har vært borti andre billettsystemer hvor det har oppstått problemer med landingssider og billettlenker, noe som er veldig viktig at oppleves som feilfritt og lettvint for kunden. Det samme gjelder bugs. Det har vi verken tid eller lyst til å bruke ressurser på. Så test systemet godt før du lander en langsiktig avtale.
Se hva som skjer hos Dora 3!
Dora 3 har arrangementer på flere steder i Trondheim, og det finnes noe for enhver smak. Du kan lese mer om Dora 3 på deres nettsider, og du finner lenker til de ulike salgssidene på Hoopla for Dora 3 sine scener her:
